Brug intranettet til organisationsudvikling
Sæt
Intranettet på direktionens dagsorden frem for at lade det være tumleplads
for teknikere. Så kan det blive et strategisk værktøj til forandring af
virksomhedskulturer.
Intranettet
er alt for vigtigt et værktøj at overlade til virksomhedens teknik-nørder.
Nettet bør tænkes sammen med organisationens vision, mission og kommunikation,
og derfor skal topledelsen med fra starten. Brugt rigtigt er nettet nemlig
andet og meget mere end et teknisk redskab. Det er en processkaber, der
vil bryde forældede organisationshierarkier ned og gøre op med traditionelle
og forældede vi-plejer-kulturer.
Det
kan lyde banalt, men det er et faktum, at mange organisationer netop opretter
Intranet uden særlige strategiske overvejelser. Og det er synd fordi man
så ikke udnytter nettets unikke muligheder for at udvikle virksomhederne
til moderne projektorienterede organisationer, gennemsyret af kommunikation.
Med udgangspunkt i interviews med intranetansvarlige i 11 svenske virksomheder hævder forfatterne til bogen "Intranät i organisationens kommunikation" at intranettet er et strategisk ledelsesværktøj for fremsynede virksomhedsledere. Nettet kan blive platform for det teamsamarbejde, projekt- og procesarbejde, der kommer til at kendetegne fremtidens konkurrencedygtige vidensvirksomheder, mener forfatterne. Og det er derfor alfa og omega, at nettet prioriteres højt og at toplederne går i spidsen, når virksomheden skal etablere intranet.
Ungt medie
Intranettet
er et ungt medie og der findes ikke meget forskning på området endnu.
Men forfatterne, der alle har baggrund i kommuniaktionsvidenskaben, leverer
her en gennemarbejdet undersøgelse af en række virksomheder, som munder
ud i tre modeller for anvendelse af intranettet. De 11 pionervirksomheder,
der er undersøgt, har fra 170 til 70.000 ansatte. Alle har haft intranet
i drift i mindst et halvt år, og groft sagt fungerer det på tre niveauer:
Nogle bruger blot nettet som en informationskanal på linie med andre interne
informationskanaler. Andre bruger desuden nettets muligheder for informationssøgning.
Og endelig er der dem, der tager skridtet fuldt ud og benytter nettet
som en helt ny platform for dialog og informationsvirksomhed, der kan
nå længere ud i organisationen og være med til at nedbryde traditionelle
hierarkiske strukturer bygget på mangelfuld information.
Det
er den udbredte brug af intranet til kommunikation, der er vejen frem,
mener forfatterne, og bogen er spækket med gode råd om, hvordan man bør
gribe sagen an i startfasen og i den fortsatte proces med at udvikle nettet
til et kommunikationsredskab.
Bogen
advarer mod at etablere intranettet uden at topledelsen aktivt deltager
i formulering af målsætningerne. Mange begår den fejl at lade en kombination
af it -ansvarlige og tilfældigt udvalgte interesserede starte intranetprojektet,
og det kan give sig groteske udslag som i tilfældet med den it-afdeling,
der havde designet websiden med fem forskellige søgeemner og spurgte,
hvilke informationer, man ønskede at lægge ind under dem.
Frem for at lade teknikken være udgangspunktet, skal man starte med at definere hvad man vil med intranettet og hvilke informationer man vil lægge ud. Og så indrette teknikken efter det.
Skab en klar organisation
Når
man har afklaret, hvorfor man vil etablere intranet, og hvordan man kommer
i gang, er det lige så vigtigt, at man får defineret en helt klar intranetorganisation.
Der skal ansættes en projektleder på heltid, og projektet bør styres i
et klart defineret samarbejde mellem informations- og it-afdeling. Derudover
skal der udpeges faste webredaktører i organisationens forskellige afdelinger,
og der skal fra starten afsættes tid til opdateringer et vist antal timer
ugentligt. Sker det ikke, vil arbejdet med intranettet ikke få den nødvendige
prioritering, og et intranet, der ikke er opdateret går hurtigt sin undergang
i møde.
Bogen
henvender sig til alle, der overvejer at etablere intranet i deres organisation,
men kan foruden topchefer især anbefales til informationschefer og IT-ansvarlige.
På mange måder er svenskerne længere end danske virksomheder i intranetudviklingen, og bogen er så pædagogisk opbygget, at den næsten kan bruges som håndbog i intranetstrategi og -proces. Selv om det er de strategiske overvejelser, der primært optager forfatterne, giver bogen også ned i detaljer nærmest en opskrift på, hvordan intranetarbejdet bedst organiseres. Der er også eksempler på opbygning af gode netstrukturer og der er gode råd om layout og forslag til, hvordan intranetarbejdet evalueres og markedsføres internt over for forskellige målgrupper.
Mats
Bark med Sven Windahl, Mats Heide & Anders Olofsson: Intranät i organisationens
kommunikation.
Konsultförlaget, Uppsala,130 sider, isbn 91-7005-148-8.
Boganmeldelse i Dagbladet Børsen april 1999
