Artikler om organisation

Ledelse udvikles i organisationen

Den værdsættende organisation

Slip anerkendelsen løs

Brug Intranettet til organisationsudvikling

Brug intranettet til organisationsudvikling

Sæt Intranettet på direktionens dagsorden frem for at lade det være tumleplads for teknikere. Så kan det blive et strategisk værktøj til forandring af virksomhedskulturer.

Intranettet er alt for vigtigt et værktøj at overlade til virksomhedens teknik-nørder. Nettet bør tænkes sammen med organisationens vision, mission og kommunikation, og derfor skal topledelsen med fra starten. Brugt rigtigt er nettet nemlig andet og meget mere end et teknisk redskab. Det er en processkaber, der vil bryde forældede organisationshierarkier ned og gøre op med traditionelle og forældede vi-plejer-kulturer.

Det kan lyde banalt, men det er et faktum, at mange organisationer netop opretter Intranet uden særlige strategiske overvejelser. Og det er synd fordi man så ikke udnytter nettets unikke muligheder for at udvikle virksomhederne til moderne projektorienterede organisationer, gennemsyret af kommunikation.

 Med udgangspunkt i interviews med intranetansvarlige i 11 svenske virksomheder hævder forfatterne til bogen "Intranät i organisationens kommunikation" at intranettet er et strategisk ledelsesværktøj for fremsynede virksomhedsledere. Nettet kan blive platform for det teamsamarbejde, projekt- og procesarbejde, der kommer til at kendetegne fremtidens konkurrencedygtige vidensvirksomheder, mener forfatterne. Og det er derfor alfa og omega, at nettet prioriteres højt og at toplederne går i spidsen, når virksomheden skal etablere intranet. 

Ungt medie

Intranettet er et ungt medie og der findes ikke meget forskning på området endnu. Men forfatterne, der alle har baggrund i kommuniaktionsvidenskaben, leverer her en gennemarbejdet undersøgelse af en række virksomheder, som munder ud i tre modeller for anvendelse af intranettet. De 11 pionervirksomheder, der er undersøgt, har fra 170 til 70.000 ansatte. Alle har haft intranet i drift i mindst et halvt år, og groft sagt fungerer det på tre niveauer: Nogle bruger blot nettet som en informationskanal på linie med andre interne informationskanaler. Andre bruger desuden nettets muligheder for informationssøgning. Og endelig er der dem, der tager skridtet fuldt ud og benytter nettet som en helt ny platform for dialog og informationsvirksomhed, der kan nå længere ud i organisationen og være med til at nedbryde traditionelle hierarkiske strukturer bygget på mangelfuld information.

Det er den udbredte brug af intranet til kommunikation, der er vejen frem, mener forfatterne, og bogen er spækket med gode råd om, hvordan man bør gribe sagen an i startfasen og i den fortsatte proces med at udvikle nettet til et kommunikationsredskab.

 Bogen advarer mod at etablere intranettet uden at topledelsen aktivt deltager i formulering af målsætningerne. Mange begår den fejl at lade en kombination af it -ansvarlige og tilfældigt udvalgte interes­serede starte intranetprojektet, og det kan give sig groteske udslag som i tilfældet med den it-afdeling, der havde desig­net websiden med fem forskellige søgeemner og spurgte, hvilke informationer, man ønskede at lægge ind under dem.

Frem for at lade teknikken være udgangspunktet, skal man starte med at definere hvad man vil med intranettet og hvilke informationer man vil lægge ud. Og så indrette teknikken efter det.  

Skab en klar organisation

 Når man har afklaret, hvorfor man vil etablere intranet, og hvordan man kommer i gang, er det lige så vigtigt, at man får defineret en helt klar intranetorganisation. Der skal ansættes en projektleder på heltid, og projektet bør styres i et klart defineret samarbejde mellem informations- og it-afdeling. Derudover skal der udpeges faste webredaktører i organisationens forskellige afdelinger, og der skal fra starten afsættes tid til opdateringer et vist antal timer ugentligt. Sker det ikke, vil arbejdet med intranettet ikke få den nød­vendige prioritering, og et intranet, der ikke er opdateret går hur­tigt sin undergang i møde.

Bogen henvender sig til alle, der overvejer at etablere intranet i deres organisation, men kan foruden topchefer især anbefales til informationschefer og IT-ansvarlige.

På mange måder er svenskerne længere end danske virksom­heder i intranetudviklingen, og bogen er så pædagogisk opbygget, at den næsten kan bruges som håndbog i intranetstrategi og -proces. Selv om det er de strategiske overvejelser, der primært optager forfatterne, giver bogen også ned i detaljer nærmest en opskrift på, hvordan intranetarbejdet bedst organiseres. Der er også eksempler på opbygning af gode netstrukturer og der er gode råd om layout og forslag til, hvordan intranetarbejdet evalueres og markedsføres internt over for forskellige målgrupper.

Mats Bark med Sven Windahl, Mats Heide & Anders Olofsson: Intranät i organisationens kommunikation.

Konsultförlaget, Uppsala,130 sider, isbn 91-7005-148-8.

Boganmeldelse i Dagbladet Børsen april 1999